P11

PERTEMUAN 11

A.     Pokok Bahasan / Sub Pokok Bahasan

Fungsi Pengarahan dan Perencanaan Personalia.

Komunikasi dan koordinasi,

1.   Proses komunikasi,

2.   Saluran komunikasi,

3.   Hambatan dalam komunikasi,

4.   Pentingnya koordinasi,  

Motivasi,

1.   Model-model motivasi,  

2.   Hierarki motivasi Maslow,

3.   Teori-teori motivasi.

B.     Kompetensi Pembelajaran

Mahasiswa    diharapkan   akan     mampu    menjelaskan    dan memahami perlunya Komunikasi dan koordinasi serta motivasi dalam organisasi. Mahasiswa  diharapkan  dapat  memahami  dan   menjelaskan Proses komunikasi, Saluran komunikasi, Hambatan dalam komunikasi, Pentingnya koordinasi, Model-model motivasi, Hierarki motivasi Maslow Teori-teori motivasi.

C.     KBM Untuk Mencapai Kompetensi

1. Perkuliahan dilakukan dengan metode ceramah dan diskusi kelompok yang dipresentasekan di depan kelas.
2. Menjelaskan       cakupan      materi  Komunikasi dan koordinasi serta motivasi.
3. Menjelaskan secara  umum  pentingnya komunikasi dan koordinasi serta motivasi dalam organisasi.
4. Menjelaskan proses komunikasi
5. Menjelaskan  menjelaskan  saluran komunikasi
6. Menjelaskan  hambatan  dalam komunikasi
7. Menjelaskan  model-model    motivasi.
8. Menjelaskan  hierarki  motivasi Maslow
9. Menjelaskan teori-teori motivasi
10. Dosen membuat kesimpulan dari keselurahan materi kuliah yang disampaikan tersebut
11. Dosen memberikan pertanyaan untuk mengundang interaksi atau tanggapan dari mahasiswa.

A.     Evaluasi

1.      Sebelum dilakukan perkuliahan dengan metode ceramah, dosen mengajukan pertanyaan tentang materi yang telah diberikan sebelumnya.

2.      Dengan metode diskusi, mahasiswa membentuk kelompok diskusi dengan materi yang sudah ditentukan

3.      Hasil diskusi kelompok dipresentasikan didepan kelas.

4.      Selanjutnya setiap kelompok diskusi yang lain mengajukan pertanyaan dari materi yang diberikan dan dijawab dengan memberikan study case. Dosen menyempurnakan jawaban yang kurang tepat.

5.      Membuat kesimpulan dari hasil diskusi kelompok yang telah dipresentasikan

B.     Sumber Pustaka

1.      James A. F. Stoner, et.all., (1996). Manajemen Jilid 2. Jakarta : Prenhallindo.

2.      T.Hani Handoko, (1999). Manajemen Edisi 2, Yogyakarta : BPFE      

3.      Chuk Williams, (2004) Manajemen, Jakarta : Salemba 

4.   Ernie Trisnawati S dan Kurniawan S., Pengantar Manajemen, Edisi 1, Kencana

5.      Amin Widjaja T., Manajemen. Rineka Cipta; Jakarta

C.     Materi

Komunikasi

1.   Komunikasi dalam fungsi memimpin adalah penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima      dan   informasi itu dapat dipahami oleh si penerima (Koontz, O’Donnell dan Weichrich). 

2.  Proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis (the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages  (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

 

 

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi. Komunikasi dapat dipandang sebagai sarana untuk menyalurkan masukan sosial ke dalam sistem sosial. Komunikasi juga merupakan sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan saran untuk mencapai tujuan. Bila kita berbicara tentang gereja, keluarga, suatu pasukan pramuka atau tentang sebuah perusahaan, maka penyampaian informasi dari seseorang pada yang lain adalah sangat penting.

Pentingnya Komunikasi

Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena dua alasan :

1. Komunikasi adalah proses dengan mana fungsi-fungsi manajemen : merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pelaksanaan.
2. Komunikasi adalah kegiatan di mana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

Tujuan komunikasi

•         Dalam arti yang luas (perusahaan/ organisasi), tujuan komunikasi adalah untuk mengadakan perubahan untuk mem-pengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan.

•         Komunikasi penting artinya karena komunikasi memadukan fungsi-fungsi manajemen.

•         Secara khusus, komunikasi diperlukan untuk :

      (1) menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan;

      (2) menyusun rencana untuk mencapai tujuan itu;

(3) mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber   daya lainnya dengan acara yang paling efektif dan       efisien;

      (4) menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi;

(5) memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbul-kan keinginan orang untuk memberi kontribusi; dan

      (6) mengendalikan prestasi.

Hambatan dalam Berkomunikasi

HAMBATAN INDIVIDUAL	HAMBATAN ORGANISASIONAL
Kesalahpahaman dalam memahami pesan	Semantik
Kredibilitas Individu	Perbedaan Tingkatan Manajemen
Keterbatasan dalam berkomunikasi	Persepsi yang berbeda antar bagian
Kemampuan Mendengarkan yang rendah	Kelebihan Beban Kerja
Penilaian awal terhadap subjek tertentu	Hambatan-hambatan lain

Upaya dalam mengatasi hambatan dalam Berkomunikasi

UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL	UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL
Peningkatan kemampuan mendengarkan	Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan
Dorongan untuk berkomunikasi dua arah
Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi	Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi
Pemeliharaan Kredibilitas Individu	Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi
Peningkatan pemahaman terhadap orang lain

Teknologi Informasi dan Komunikasi

      Sistem Informasi Formal

–        sistem pemroses transaksi (transaction-processing system)

–        sistem informasi manajemen (management information system)

–        sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system)

–        sistem informasi eksekutif (executive information system)

–        sistem jaringan internal (intranet)

–        sistem pintar (expert system)

      Teknologi Informasi yang Personal

–        Komputer

–        Mesin Fotocopy

–        Telepon Selular

–        WebCam

dll

Bentuk-bentuk Komunikasi

•         Komunikasi Interpersonal

–        Komunikasi Lisan

–        Komunikasi Tertulis

•         Komunikasi dalam Bentuk Jejaring Komunikasi

–        Pola Roda

–        Pola huruf Y

–        Pola komunikasi bersambung

–        Pola komunikasi melingkar

–        Pola komunikasi menyeluruh

Koordinasi

•     Suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.

•     Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator (manajer).

Teori-teori koordinasi :

a.   Menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management :

•     Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

b.   Menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management :

•     Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :

1.   Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif

2.   Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut

3.   Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut

Syarat-syarat koordinasi :

1.   Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per bagian.

2.   Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.

3.   Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.

4.   Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.

Sifat-sifat koordinasi :

1.   Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.

2.   Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.

3.   Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Koordinasi dibedakan atas :

1.   Koordinasi vertikal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.

2.   Koordinasi horisontal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.

Koordinasi horisontal terbagi :

a.   Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.

b.   Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.

Cara mengadakan Koordinasi :

1.   Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan yang tepat haru sdiambil untuk menciptakan, menghasilkan koordinasi yang diharapkan.

2.   Mensosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan tersebut berjalan secara bersama, tidak sendiri-sendiri.

3.   Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.

4.   Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.

Coordination dan Cooperation :

·        Koordinasi berhubungan dengan sinkronisasi, jumlah, waktu, arah dan mempunyai arti lebih luas daripada kooperasi.

·        Kooperasi adalah tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan yang sama.

Pentingnya Koordinasi

1.      Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran  atau kekosongan pekerjaan.

2.      Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan sertadiarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan.

3.      Agar sarana dan prasana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.

4.      Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing-masing individu  karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.

5.      Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

Motivasi

Suatu kerelaan untuk berusaha seoptimal mungkin dalam pencapaian tujuan organisasi yang dipengaruhi oleh kemampuan usaha untuk memuaskan beberapa kebutuhan individu (Stephen P. Robbine)

Dr. David McClelland mengemukakan pola motivasi :

•          Achievment motivation, adalah suatu keinginan untuk mengatasi  atau mengalahkan suatu tantangan, untuk kemajuan dan pertumbuhan.

•         Affiliation motivation adalah dorongan untuk melakukan hubungan-hubungan dengan orang lain.

•         Competance motivation, adalah dorongan untuk berprestasi baik dengan melakukan pekerjaan yang bermutu tinggi.

Power motivation, adalah dorongan untuk dapat mengendalikan suatu keadaan dan adanya kecenderungan mengambil resiko dalam menghancurkan rintangan-rintangan yang terjadi.

Metode-Metode Motivasi

1.      Metode langsung (direct motivation), adalah motivasi (material dan nonmatrial) yang diberikan secara langsung kepada setiap individu karyawan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasannya. Sifatnya khusus seperti memberikan pujian, penghargaan, bonus, piagam dan lain sebagainnya.

2.      Motivasi tidak langsung (indirect motivation), adalah motivasi yang diberikan hanya merupakan fasilitas-fasilitas yang mendukung serta menunjang gairah kerja/kelancaran tugas, sehingga karyawan betah dan bersemangat melakukan pekerjaannya. Misalnya : kursi yang empuk, mesin-mesin yang baik, ruangan kerja yang terang dan nyaman, suasana lingkungan pekerjaan yang baik, penempatan karyawan yang tepat dan lain-lainnya. Motivasi tidak langsung ini besar pengaruhnya untuk merangsang semangat bekerja karyawan, sehingga produktivitas kerja meningkat.

Jenis-Jenis Motivasi

1.      Motivasi positif (insentif positif), manajer memotivasi bawahan dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi baik. Dengan motivasi positif ini semangat kerja bawahan akan meningkat, karena manusia pada umumnya senang menerima yang baik-baik saja.

2.      Motivasi negatif (insentif negatif), manejer memotivasi bawahannya dengan memberikan hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik (prestasinya rendah). Dengan motivasi negatif ini semangat kerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat, karena mereka takut dihukum, tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik.

Teori Motivasi.

Ada beberapa klasifikasi mengenai teori-teori motivasi. Perbedaan-perbedaan dibuat atas dasar Content Theories yang memfokuskan diri kepada “apa” (what) dari motivasi dan Process Theories yang berfokus kepada “bagaimana” (how) dari motivasi. Reinforcement theories, pendekatan ketiga, menekan kepada cara-cara perilaku itu dipelajarinya (learned).

Pendekatanan content dihubungkan dengan nama-nama seperti Maslow, McGregor. Perspective content menekankan kepada pengertian tentang factor-factor yang bertindak dalam para individu yang menyebabkan mereka bertindak dengan cara tertentu. Ia mencoba untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti: kebutuhan-kebutuhan apa yang dicoba dipuaskan oleh orang-orang ? apa yang mendorong mereka untuk bertindak ? Dalam pandangan ini, para individu mempunyai kebutuhan-kebutuhan yang mendalam yang mendorong, menekan, atau memotivasikan mereka untuk menguranginya atau memenuhinya. Artinya, para individu akan bertindak atau berkelakuan dengan cara-cara yang akan membawa mereka kepada kepuasan dari kebutuhan-kebutuhan mereka.

Misalnya, seorang pegawai yang mempunyai kebutuhan akan keberhasilan dapat dimotivasikan untuk beberapa jam lebih banyak untuk menyelesaikan suatu tugas yang sulit tepat pada waktunya; seorang pengawai yang membutuhkan penghargaan diri akan dimotivasikan untuk bekerja dengan sangat hati-hati untuk menghasilkan suatu pekerjaan dengan kualitas yang tinggi.

Meskipun pendekatan ini kelihatannya sangat sederhana, namun dalam prakteknya pengertuan motivasi itu jauh lebih kompleks. Alasan – alasan dari pada kompleksitas ini adalah sebagai berikut :

1.   Kebutuhan-kebutuhan itu berebeda-beda di antara para indivisu,           dan ia juga berganti-ganti sepanjang waktu.

2.   Cara-cara kebutuhan tersebut diterjemahkan ke dalam tindakan-           tindakan juga berbeda-beda di antara para individu.

3.   Orang tidak selalu bertindak atas kebutuhan mereka terus-        menerus, dan kebutuhan-kebutuhan yang memotivasi mereka       berbeda-beda dari waktu ke waktu.

4.   Reaksi dari para individu untuk memenuhi kebutuhan atau untuk             tidak memnuhinya akan berbeda-beda.

Teori Kepuasan (Content Theory) ini dikenal antara lain :

1.   Teori Motivasi Klasik oleh F.W. Taylor

Motivasi pekerja hanya untuk dapat memenuhi kebutuhan dan   kepuasan  biologis saja, kebutuhan untuk mempertahankan kelangsungan hidup seseorang, jika gaji dan upah yang diberikan cukup besar maka kepuasan biologis akan terpenuhi maka semangat bekerja mereka akan meningkat.

2.   Maslow’s Need Hierarchy Theory oleh A.H. Maslow

      Manusia adalah makhluk sosial yang berkeinginan, kebutuhan itu            terus menurus baru berhenti jika akhir hayatnya tiba. Kebutuhan manusia bertingkat tingkat/herarki sebagai berikut :

a.   Physiological needs (kebutuhan fisik=biologis) seperti makan, minum, udara, erumahan dll.

b.   Safety and security needs (keamanan dan keselamatan) kebutuhan akan keamanan dan keselamatan jiwa ditempat bekerja dan Kebutuhan akan keamanan harta ditempat pekerjaan

c.   Affiliation or acceptance needs (Kebutuhan sosial, teman, dicintai dan mencintai serta diterima dalam pergaulan kelompok karyawan dan lingkungannya)

d.   Essteem or status needs adalah kebutuhan akan penghargaan diri, pengakuan dan penghargaan prestise dari karyawan dan         masyarakat lingkungannya.

e.   Self actualization adalah kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan kecakapan, kemampuan, keterampilan dan potensi optimal untuk mencapai prestasi kerja yang sangat memuaskan      atau luar biasa yang sulit dicapai orang lain.

Herzberg’s Two Factors Motivation Theory oleh Frederick Herzberg.

      Motivasi yang idial yang dapat merangsang usaha adalah peluang untuk melaksanakan tugas yang lebih membutuhkan keahlian dan peluang untuk mengembangkan kemampuan.

4.  Mc.Clelland’s Achievment Motivation Theory oleh McClelland

      Teori ini berpendapat bahwa karyawan mempunyai cadangan energi            potensial, bagaimana energi itu digunakan dan dilepaskan tergantung pada kekuatan dorongan motivasi seseorang dan situasi serta peluang yang tersedia.

5.   Existence, Relatedness and Growth (ERG) Theory oleh Alderfer

      Teori ini merupakan penyempurnaan yang dikemukan oleh A.H. Maslow. Teori ini dianggap lebih mendekati keadaan sebenarnya berdasarkan fakta-fakta empiris.

 6.   Teori Motivasi Human Relations.

      Teori ini mengutamakan hubungan seseorang dengan lingkungannya.  Meneurut teori ini seseorang akan berprestasi baik, jika is diterima dan  diakui dalam pekerjaan serta lingkungannya.

7.   Teori Motivasi Claude S. George

      Teori ini menyatakan bahwa seseorang mempunyai kebutuhan  yang berhubungan dengan tempat dan suasana di lingkungan ia bekerja, yaitu : upah yang layak, kesempatan untuk maju,   pengakuan  sebagai individu, keamanan kerja, tempat kerja yang  baik,     penerimaan oleh kelompok, perlakuan yang wajar dan pengakuan atas prestasi.