YUDI'S: P13-14

A. Pokok Bahasan / Sub Pokok Bahasan

Fungsi Pengawasan :

1. Pengertian pengawasan,

2. Pentingnya kegiatan pengawasan,

3. Tahap-tahap proses pengawasan,

Tipe Pengawasan:

1. Macam-macam tipe pengawasan,

2. Alat Bantu pengawasan,

3. Penetapan standar/ukuran yang dipakai,

4. Hasil dari pengawasan,

Alat-alat Pengawasan:

1. Pengawasan kualitatif dan kuantitatif,

2. Alat pengawasan kuantitatif.

B. Kompetensi Pembelajaran

Mahasiswa diharapkan akan mampu menjelaskan dan memahami perlunya Fungsi pengawasan dan Tipe-tipe pengawasan. Pentingnya Alat-alat pengawasan dalam menjalankan organisasi. Mahasiswa diharapkan dapat memahami dan menjelaskan Pengertian pengawasan, Pentingnya kegiatan pengawasan, Tahap-tahap proses pengawasan, Macam-macam tipe pengawasan, Alat Bantu pengawasan, Penetapan standar/ukuran yang dipakai, Hasil dari pengawasan, Pengawasan kualitatif dan kuantitatif dan Alat pengawasan kuantitatif

C. KBM Untuk Mencapai Kompetensi

1. Perkuliahan dilakukan dengan metode ceramah dan diskusi kelompok yang dipresentasekan di depan kelas.

2. Menjelaskan cakupan materi Fungsi pengawasan, tipe pengawasan dan alat-alat pengawasan

3. Menjelaskan secara umum pentingnya fungsi pengawasan, tipe-tipe pengawasan dan alat-alat pengawasan di dalam organisasi/perusahaan.

4. Menjelaskan pengertian pengawasan

5. Menjelaskan pentingnya kegiatan pengawasan

6. Menjelaskan tahap-tahap proses pengawasan

7. Menjelaskan macam-macam tipe pengawasan

8. Menjelaskan alat bantu pengawasan

9. Menjelaskan pengawasan kualitatif dan kuantitatif

10. Menjelaskan alat pengawasan kuantitatif

11. Menutup pertemuan dengan :

12. Dosen membuat kesimpulan dari keselurahan materi kuliah yang disampaikan tersebut

13. Dosen memberikan pertanyaan untuk mengundang interaksi atau tanggapan dari mahasiswa.

D. Evaluasi

Sebelum dilakukan perkuliahan dengan metode ceramah, dosen mengajukan pertanyaan tentang materi yang telah diberikan sebelumnya.
Dengan metode diskusi, mahasiswa membentuk kelompok diskusi dengan materi yang sudah ditentukan
Hasil diskusi kelompok dipresentasikan didepan kelas.
Selanjutnya setiap kelompok diskusi yang lain mengajukan pertanyaan dari materi yang diberikan dan dijawab dengan mencontohkan study case. Dosen menyempurnakan jawaban yang kurang tepat.
Membuat kesimpulan dari hasil diskusi kelompok yang telah dipresentasikan

E. Sumber Pustaka

1. James A. F. Stoner, et.all., (1996). Manajemen Jilid 2. Jakarta : Prenhallindo.

2. T.Hani Handoko, (1999). Manajemen Edisi 2, Yogyakarta : BPFE

3. Chuk Williams, (2004) Manajemen, Jakarta : Salemba 4

4. Ernie Trisnawati S dan Kurniawan S., Pengantar Manajemen, Edisi 1, Kencana

5. Amin Widjaja T., Manajemen. Rineka Cipta; Jakarta

F. Materi

Fungsi Pengawasan

Arti pengawasan

· Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu ditetapkan itu, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan (Robert J. Mocker )

• Pengawasan adalah proses pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara (Harold Koontz)

Defenisi tersebut penekanannya menunjukkan unsur-unsur pokok proses pengawasan (Stoner,221).

• Fungsi manajerial pengawasan adalah mengukur dan mengkoreksi prestasi kerja bawahan guna memastikan, bahwa tujuan organisasi di semua tingkat dan rencana yang didesain untuk mencapainya, sedang dilaksanakan oleh tiap-tiap manajer, mulai dari direktur sampai pengawas.

• Beberapa manajer, terutama yang tingkatnya lebih rendah lupa bahwa yang pertama-tama bertanggung jawab atas pengawasan adalah tiap-tiap manajer yang bertugas untuk melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya.

Henry Fayol yang menyatakan, bahwa “dalam suatu usaha, pengawasan yang dilaksanakan ialah untuk memastikan bahwa segala sesuatunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, instruksi yang diberikan dan prinsip yang telah ditentukan.

• Tujuan pengawasan ialah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan untuk dibetulkan dan mencegah pengulangannya.

• Pengawasan dioperasikan terhadap semua hal, benda-benda, orang-orang, kegiatan-kegiatan” atau seperti yang diuraikan dalam analisis Billy E. Goetz: “Perencanaan manajerial ditujukan untuk menetapkan program-program yang sesuai, terpadu dan jelas sasarannya, pengawasan dimaksudkan untuk mengatur supaya semua kegiatan dilangsungkan sesuai dengan rencana”.

Tujuan dari Fungsi Pengawasan

adaptasi lingkungan

meminimalkan kegagalan

meminimumkan biaya

mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Jenis-Jenis Pengawasan

• Internal Control

Pengawasan internal yang dilakukan atasan kepada bawahannya mencakup pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan dll.

• External Control

Pengawasan eksternal yang dilakukan oleh pihak luar secara formal atau informal seperti pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian oleh masyarakat.

• Formal Control

Pengawasan resmi yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dapat dilakukan secara intern maupun ekstern seperti BPK trhadap BUMN, Dewan Komisaris terhadap perusahaan bersangkutan dll.

• Informal Control

Pengawasan konsumen yang melakukan penilaian baik langsung maupun tidak langsung seperti melalui media cetak atau elektronik dll

Tipe-Tipe Pengawasan

· Pengawasan pendahuluan (feedforward control) adalah pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

• Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (curerrent control), merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat-syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan dauble check yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

• Pengawasan umpan balik (feedback control), pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari suatu rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang.

Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan

Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)

Berkurangnya kas perusahaan

Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

Biaya yang melebihi anggaran

Adanya penghamburan dan inefisiensi

Beberapa faktor yang terkait dengan Pengawasan dalam Bidang SDM

Penerapan Employee Discipline System

Adanya Career Path

Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Mempertahankan (Memelihara)Fungsi Pengawasan

Sistem pengawasan tradisional (traditional control system)

sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment-based control system).

1. Pengawasan Kualitatif, adalah metoda-metoda pengawasan yang digunakan manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya hal ini mengawasi keseluruhan (overall) performance organisasi dan sebahagian besar mengawasi sikap dan performance karyawan.

• Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi :

(a) Pengamatan (control by observation)

(b) Inspeksi teratur dan langsung (control by reguler and spot inspection)

(d) Evaluasi pelaksanaan

(e) Diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan

Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk tujuan pengawasan

Management by objective (MBO)/manajemen berdasarkan tujuan/sasaran adalah sejumlah prosedur resmi/formal yang menetapkan dan meninjau kemajuan kearah sasaran bersama untuk manajer dan bawahan.
Management by exception (MBE)/managemen berdasarkan prinsip pengecualian, adalah pengawasan dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin
Management information system (MIS), adalah sistem informasi menggunakan komputer untuk perencanaan, pembuatan keputusan, dan pengendalian yang efektif.

2. Pengawasan Kuantitatif, adalah metode-metode yang cenderung menggunakan dara khusus untuk memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output).

Metode-metode yang digunakan meliputi :

· Anggaran (budget) adalah suatu ikhtisar hasil yang diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut, seperti anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas serta anggaran khusus seperti planning program budget system (PPBS), zero base budgeting (ZBB) dan human resource accounting (HRA)

• Auditing seperti internal audit, external audit dan managemen audit

• Analisa break even point, adalah suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba atau rugi. Jadi jumlah biaya sama dengan jumlah pembelian.

• Analisa Rasio

Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan seperti : bagan gantt, program evaluation dan technique (PERT) dan critical path method (CPM)